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Énoncé de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : le 1er novembre 2021

Bienvenue! Montfort Renaissance publie cet énoncé de confidentialité afin de vous informer des façons dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels.

Le présent énoncé de confidentialité contient des informations à ce sujet, ainsi que sur vos droits légaux en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) de l’Ontario.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes de renseignements concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Vous pouvez nous envoyer un courriel ou nous téléphoner à :

Responsable de la protection de la vie privée

data@mri.ca

159, rue Murray

Ottawa, Ontario  K1N 5M7

Téléphone : 613.241.1266

1.       Quand cet énoncé de confidentialité s’applique-t-il ?

Le présent énoncé de confidentialité s’applique dans les situations suivantes :

  • vous naviguez et utilisez notre site web à l’adresse montfortrenaissance.ca;
  • vous naviguez nos pages de médias sociaux;
  • vous communiquez avec nous par l’intermédiaire de divers moyens de communication, tels le téléphone, le courriel, SMS, le site web ou les médias sociaux;
  • vous soumettez votre candidature pour travailler à Montfort Renaissance comme stagiaire, bénévole ou membre du personnel;
  • vous faites un don;
  • vous accédez à notre portail en ligne;
  • vous participez à notre sondage de satisfaction en ligne (les programmes et services); et
  • vous visitez l’un de nos sites physiques.

Le présent énoncé de confidentialité s’applique aux renseignements personnels. Par « renseignements personnels », nous entendons toute information qui nous permet de vous identifier directement ou indirectement, y compris les « témoins » (cookies) et autres données électroniques.

Un « témoin » est une information qu’un site Internet place sur le disque dur de votre ordinateur afin que le site Internet puisse se souvenir de vos préférences. Dans le présent énoncé de confidentialité, lorsque nous faisons référence aux « témoins », nous incluons d’autres technologies similaires, telles que les pixels invisibles et balises Internet. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les témoins, vous pouvez vous référer à la fiche d’information publiée sur le site Internet du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

2.       Quand cet énoncé de confidentialité ne s’applique-t-il pas?

Si vous cliquez sur des liens vers des sites web, des applications ou des services de tierces parties à partir de nos programmes et services, le présent énoncé de confidentialité ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par ces services externes. Il est toujours judicieux de lire les énoncés de confidentialité des tierces parties pour comprendre leurs pratiques relatives à vos renseignements personnels.

Par exemple, les liens des Partenaires et Ressources que vous retrouverez sous l’onglet « Ressources » dirigent vers les sites Internet de tierces parties.

3.       Quels renseignements personnels recueillons-nous et à quelles fins?

Lorsque vous naviguez sur notre site web, nos programmes et services recueillent automatiquement des données analytiques permettant le bon fonctionnement de notre site Internet.

Nous recueillons également les renseignements personnels que vous choisissez de partager avec nous. Par exemple, lorsque vous faites une demande d’emploi, déposez votre candidature pour devenir bénévole ou stagiaire, communiquez directement avec nous, faites un don, ou interagissez avec nous sur les médias sociaux, nous recueillons des données personnelles.

Avec votre consentement éclairé, nous recueillons aussi vos renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé dans le cadre de la livraison de nos programmes et services.

Finalement, lorsque vous visitez nos sites physiques, nous avons des systèmes de caméra de surveillance pour assurer votre sécurité et la sécurité de nos lieux.

Continuez à lire ci-dessous pour plus de renseignements sur nos pratiques.

Données de communication

Lorsque vous communiquez avec nous par courriel, via les médias sociaux ou par l’entremise de notre site web, par exemple en utilisant notre formulaire « Vous avez besoin d’aide » ou si vous déposez votre candidature pour devenir membre du personnel, stagiaire ou bénévole, nous recueillons les renseignements personnels que vous choisissez de partager avec nous, tels que vos prénom, nom, numéro de téléphone, lieu de résidence, courriel, expérience professionnelle, éducation, salaire recherché, emploi souhaité et autres contenus pertinents.

Nous utilisons ces données de communication pour mieux répondre à votre requête.

Si vous communiquez avec nous via nos médias sociaux, il est possible que nous ayons accès à vos renseignements personnels publics.

Données financières

Nous utilisons une tierce partie, CanaDon, pour recueillir les paiements électroniques de vos dons. Vous pouvez également opter de payer avec Paypal.  Si vous choisissez de faire un don en ligne, nous n’avons pas accès à vos données personnelles financières. Ces fournisseurs vous demanderont de partager certaines informations personnelles pour faciliter le paiement, dont votre nom complet, votre numéro de carte de crédit, votre courriel et autres informations pertinentes. Veuillez consulter les énoncés de confidentialité de nos tierces parties pour vous renseigner sur leurs pratiques en matière de protection de renseignements personnels.

Cela étant dit, Montfort Renaissance aura accès à votre nom, adresse postale, courriel ainsi qu’à votre mode de paiement et au montant de votre don. Nous utilisons ces informations pour produire des reçus de dons.

Données personnelles sur la santé

Montfort Renaissance recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé de ses clientèles dans le cadre de la livraison de ses programmes et services. Ces renseignements personnels sont obtenus avec le consentement éclairé de ses clientèles, et sont téléchargés dans une base de données électronique centrale (EMHware).

Certains renseignements personnels sur la santé de nos clientèles seront recueillis et/ou partagés à travers des systèmes électroniques sécurisés qui facilitent l’intégration des soins et des services offerts par plus d’un fournisseur de services de santé, et ce, avec un consentement éclairé.

Les renseignements personnels, incluant des renseignements personnels sur la santé, sont recueillis précisément pour livrer nos programmes et services dans les domaines suivants : toxicomanie, santé mentale, logement et aînés.

Données sur l’utilisation et données de journal technique

Nous recueillons automatiquement des informations sur l’utilisation et des données de connexion techniques par le biais de notre site web pour nous permettre de surveiller et de sécuriser notre site web, et de comprendre le trafic sur celui-ci afin de l’optimiser et d’améliorer nos services. Par exemple, nous recueillons les journaux techniques, adresse IP, type et configuration du navigateur, système d’exploitation, nombre de visiteurs, pages consultées, durée des visites, localisation géographique, préférences linguistiques et informations sur les appareils.

Nous pouvons recueillir ces informations par le biais de « cookies » analytiques, veuillez-vous référez à la section 4. Comment utilisons-nous les « témoins ».

4.       Comment utilisons-nous les « témoins » (cookies)?

Nous utilisons des témoins essentiels, fonctionnels et analytiques pour assurer le bon fonctionnement de notre site web et la livraison de nos programmes et services.

Type de témoins    Description
Essentiels Ces témoins permettent l’activation de fonctionnalités essentielles telles que la sécurité, la vérification et la gestion du réseau. Ces témoins ne peuvent être désactivés.
Fonctionnels Ces témoins collectent des données pour vous fournir certaines fonctionnalités et pour se souvenir de vos choix, préférences et configurations afin d’améliorer et de personnaliser votre expérience.
Analytiques Nous utilisons Google Analytics pour générer des données et statistiques agrégées au sujet du trafic et des comportements des utilisateurs lorsque vous visitez notre site web. Ces données affichent des mesures clés telles que le nombre de visiteurs sur le site Internet et nos médias sociaux, les heures de pointe de trafic, les taux de conversion, les locations des utilisateurs de nos services, ainsi que leurs préférences. Ces données nous aident à comprendre comment les utilisateurs s’engagent avec nos services ainsi qu’à décrypter les profils anonymisés de nos utilisateurs.

5.       Est-ce que nous faisons de la publicité basée sur les intérêts?

Nous ne faisons pas de publicité basée sur les intérêts, également appelée publicité ciblée. Le ciblage publicitaire signifie que les publicités qui vous sont proposées sont personnalisées en fonction de votre comportement lorsque vous naviguez en ligne. Cette personnalisation est possible grâce aux témoins et nécessite le traitement de données électroniques qui sont considérées comme des renseignements personnels en vertu de certaines lois.  Pour en savoir plus, veuillez consulter l’Alliance de la publicité numérique du Canada (DAAC).

6.       Comment pouvez-vous gérer vos préférences témoins?

Vous pouvez gérer les paramètres de vos témoins. Les navigateurs et les appareils sont dotés d’outils qui vous permettent de contrôler les témoins : vous pouvez les bloquer, vous assurer que vous êtes averti(e) lorsque vous êtes soumis(e) à des témoins et contrôler les témoins déjà stockés sur votre appareil. Toutefois, si vous bloquez tous les témoins, vous risquez de ne pas pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités du service.

Selon le navigateur que vous utilisez, des instructions différentes sont applicables. Cliquez sur votre navigateur pour obtenir plus d’informations :

Vous pouvez également refuser que votre activité Internet soit mise à la disposition de Google Analytics en installant le module complémentaire du navigateur Google Analytics. Ce module complémentaire empêche le JavaScript de Google Analytics (ga.js, analytics.js et dc.js) de partager des informations avec Google Analytics sur l’activité de vos visites Internet. Pour plus d’informations sur les pratiques de Google en matière de vie privée, veuillez consulter la page Internet de Google Analytics.

7.       Partageons-nous vos renseignements personnels avec des tierces parties?

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous partageons vos renseignements personnels lorsqu’il est nécessaire de le faire afin de réaliser les fins de la collecte. Voici des exemples de fournisseurs avec qui nous partageons vos renseignements personnels :

  • des fournisseurs de services tels que des sociétés d’hébergement de données et des services de distribution et de suivi de courrier électronique;
  • notre partenaire analytique Google Analytics via nos témoins;
  • notre fournisseur de don et collecte de fonds en ligne CanaDon;
  • notre fournisseur de paiement en ligne Paypal;
  • des fournisseurs de plateformes électroniques, tel que EMHware et le Dossier d’évaluation intégré (« DEI »).

Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels si nous sommes tenus de le faire en vertu d’exigences légales applicables, par exemple pour se conformer à une obligation légale, protéger nos droits et nous défendre dans le cadre d’un procès ou d’une autre procédure ou prévenir / enquêter sur d’éventuels actes répréhensibles en rapport avec les programmes et services.

Les données de surveillance ne seront communiquées qu’aux personnes devant en être avisées; ces renseignements personnels ne seront pas utilisés ni divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si la personne en cause y consent ou si la loi l’exige.

8.       Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels sur nos serveurs locaux ainsi que dans la base de données EMHware, dont les serveurs basés « dans le nuage » sont localisés au Canada.

Vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés et divulgués en dehors du Canada par certains de nos fournisseurs de services, comme aux États-Unis. Ces pays peuvent avoir des lois différentes pour protéger ou donner accès à vos renseignements personnels.

9.       Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir nos programmes et services ou tel que requis par les lois applicables, selon la période la plus longue. Nous utilisons à la fois des témoins persistants et des témoins de session. Les témoins de session sont supprimés dès que vous fermez votre navigateur, tandis que les témoins persistants restent actifs sur votre appareil pendant un certain temps. Par exemple, les témoins de Google Analytics restent installés sur votre appareil pendant deux (2) ans.

Les données obtenues par caméra de surveillance seront conservées pendant un maximum de vingt (20) semaines et seront ensuite effacées de manière permanente, sauf si elles doivent servir pour enquêter un incident survenu. Les données de surveillance utilisées pour enquêter sur un incident devront être conservées un an après qu’une décision définitive ait été prise concernant cet incident avant d’être détruites.

10.   Comment assurons-nous la sécurité de vos renseignements personnels?

La sécurité de vos données est importante pour nous, mais n’oubliez pas qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est sécure à 100 %. Bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue.

Cela dit, Montfort Renaissance a mis en place des mesures administratives, technologiques et physiques et a adopté des pratiques et énoncés afin de protéger vos renseignements personnels. Par exemple, nous limitons les accès selon le principe du besoin d’en connaître, nous formons notre personnel en matière de protection des renseignements personnels et signons des ententes de confidentialité avec nos tierces parties.

Les données de surveillance sont étiquetées et documentées de manière appropriée, et entreposées en toute sécurité dans un endroit à accès contrôlé.

11.   Quels sont vos droits concernant vos renseignements personnels?

Au Canada, les lois sur la protection de la vie privée vous donnent certains droits sur vos renseignements personnels. Vos droits varient en fonction des lois qui s’appliquent à vous et des circonstances spécifiques à votre demande. Parmi les droits qui peuvent s’appliquer à vous, on peut citer le droit d’accès à vos renseignements personnels, de rectification de vos renseignements personnels s’ils sont incorrects, incomplets, invalides ou ambiguës et de retirer votre consentement.

Pour exercer vos droits ou si vous avez des questions sur la façon dont nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous :

Responsable de la protection de la vie privée

data@mri.ca

159, rue Murray

Ottawa, Ontario  K1N 5M7

Téléphone : 613.241.1266

Nous vous aiderons sans frais supplémentaires. Toutefois, si vous demandez une transcription, une reproduction ou une transmission de vos renseignements personnels, nous pouvons être amenés à vous facturer des frais raisonnables pour traiter votre demande, sous réserve des lois applicables. Dans ce cas, nous vous contacterons au sujet de ces frais avant de traiter votre demande.

Pour des raisons de sécurité et pour éviter toute demande frauduleuse, nous pourrions vous demander de fournir une preuve d’identité avec votre demande. Une fois la demande traitée, nous supprimerons ces renseignements personnels en toute sécurité.

Si votre demande est rejetée, nous vous en informerons par écrit, vous fournirons des motifs détaillés et des informations sur la manière de contester notre décision. Nous conserverons les renseignements personnels pertinents jusqu’à ce que vous ayez épuisé vos options. Chose certaine, nous répondrons à votre demande dans un délai de trente (30) jours.

Veuillez noter que le Ministère de la santé du gouvernement de l’Ontario a rédigé cette fiche d’information pour vous aider à accéder à vos renseignements personnels lorsqu’ils sont détenus par un organisme de santé.

Si vous avez des questions à l’égard de vos droits en matière de protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario :

Sans frais : 1-800-387-0073

Courriel : info@ipc.on.ca

2, rue Bloor Est, Bureau 1400

Toronto, ON M4W 1A8

Si vous avez des commentaires sur la façon dont nous avons répondu à votre demande, veuillez nous en faire part nous écrivant à data@mri.ca. Nous ferons de notre mieux pour améliorer nos processus afin que cela ne se reproduise plus. Nous vous fournirons également des informations supplémentaires sur nos pratiques si vous le souhaitez.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario en suivant les directives ici.

12.   Pouvons-nous mettre à jour cet énoncé de confidentialité?

Nous pouvons mettre à jour cet énoncé de confidentialité de temps en temps. Veuillez le consulter régulièrement. Vous trouverez ci-dessous la date de la dernière mise à jour.

Dernière mise à jour : le 1er novembre 2021